Transparencia y ética empresarial

GG – D10 V00

Resolución No. 100-006261 del 2 de octubre de 2020


Vigencia 31 de marzo de 2021


1. OBJETIVO


Presentar la política y el Programa de Ética Empresarial definido por la Alta Dirección relacionada con la transparencia e integridad en INACSA S.A.S.


2. CONSIDERACIONES GENERALES


2.1. El Programa de transparencia y ética empresarial aplica a todo el equipo humano vinculado a la Compañía y grupos de interés, entendidos éstos como clientes, proveedores, distribuidores, contratistas, accionistas, inversionistas y en general a todos aquellos con quienes directa o indirectamente se establezca alguna relación comercial, contractual con INACSA S.A.S., para efectos de este documento: la Compañía.


2.2. El Programa de transparencia y ética empresarial tiene como propósito declarar públicamente el compromiso de la Compañía y sus Altos Directivos con un actuar éticoy transparente ante sus grupos de interés, y el conducir los negocios de una manera responsable, actuando bajo una filosofía de cero tolerancias con aquellos actos que contraríen nuestros principios corporativos.

 

2.3. Este programa, articula las políticas y procedimientos definidos por la Compañía en el fortalecimiento de su Gobierno y cumplimiento corporativo, tales como: Código de ética “Porque todos actuamos con Integridad”, Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SAGRILAFT, GH-D04 Política de Derechos Humanos, AB-D01 Política de Compras, FTC – D04 Política Crédito y Cartera y demás políticas establecidas por la Compañía.

 

2.4. DEFINICIONES


- Altos Directivos: Son los Administradores y los principales ejecutivos de la Compañía, es decir, Gerente General, Gerentes de área y Miembros de Junta Directiva, vinculados o no laboralmente a ésta.

 

- Circular externa 100-000003: Es la guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2° de la Ley 1778 de 2016. Emitida por la Superintendencia de Sociedades.

 

- Debida diligencia: 


Es la revisión al inicio y periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción nacional o internacional, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de soborno y corrupción que pueden afectar a la Compañía y a los contratistas. 


- Normas anticorrupción y antisoborno: Son la Ley FCPA, la Ley UK Bribery, la Convención contra el Soborno Transnacional de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), las Normas Nacionales contra la corrupción y cualquier otra ley aplicable contra la corrupción y el soborno. 


- Normas nacionales contra la corrupción: Es la ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención investigación y sanción de actos de corrupción o soborno y la efectividad del control de la gestión pública, así como sus decretos reglamentarios y las normas que la modifiquen, sustituyan o complementen. De la misma manera, se considera relevante la Ley 1778 de 2016 por medio de la cual se dictaron normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y así mismo se dictaron disposiciones en materia de lucha contra la corrupción. 


- Oficial de ética empresarial: Es la persona natural designada por la Junta Directiva de la Compañía para liderar y administrar el sistema de gestión de riesgos de soborno u otros actos de corrupción. 


- Pagos de facilitación: Pagos realizados a funcionarios del gobierno con el fin de asegurar, impulsar o acelerar trámites de carácter legal y rutinario en beneficio de la Compañía o de sus empleados. 


- Principios: Son los principios que tienen como finalidad la puesta en marcha de los sistemas de gestión de riesgos de soborno y otros actos y conductas que se consideran ilícitas por carecer de legitimidad y transparencia. 


- Programa de ética empresarial: Son los procedimientos específicos a cargo del Oficial de Ética, encaminados a poner en funcionamiento las políticas de cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de soborno, así como otros que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar a la Compañía. 


- Servidor Público Extranjero: Tiene el alcance previsto en el Parágrafo Primero del artículo segundo de la Ley 1778. “Toda persona que tenga un cargo legislativo, administrativo o judicial en un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o una jurisdicción extranjera, sin importar si el individuo hubiere sido nombrado o elegido. También se considera servidor público extranjero toda persona que ejerza una función pública para un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o en una jurisdicción extranjera, sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad del Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o de una jurisdicción extranjera. También se entenderá que ostenta la referida calidad cualquier funcionario o agente de una organización pública internacional. 


- Soborno: Es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier dádiva o cosa de valor a cambio de un beneficio o cualquier otra contraprestación, o a cambio de realizar u omitir un acto inherente a una función pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa, o solicitud es para uno mismo o para un tercero, o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero.


- Soborno transnacional: Es el acto en virtud del cual, la Compañía, por medio de sus empleados, altos directivos, asociados, contratistas o sociedades subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (u) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional. (Para el caso de este documento lo denominaremos soborno).


 

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 


3.1. PRESENTACIÓN Y CONTEXTO 


La gestión empresarial de la Compañía se fundamenta en principios de integridad, honestidad, responsabilidad y rectitud, bajo esa premisa fundamental, la Junta Directiva y la Gerencia General de la Compañía promueven por convicción entre su equipo humano de trabajo, sus clientes, proveedores y demás grupos de interés el mayor rigor y pulcritud en todos sus comportamientos, los cuales debe estar regidos e inspirados por los más altos estándares de la ética. 


El Sistema de Gestión responsable y ética de la Compañía, está contenido en el Código de Buen Gobierno, el Código de Ética y el Programa de transparencia y ética empresarial constituyéndose en los instrumentos que deben servir de referencia para todas las acciones y comportamientos del equipo humano al servicio de la Compañía. 


Consecuentemente con esta filosofía de Empresa, se establece el programa de transparencia y ética empresarial por medio de la cual se busca afianzar una cultura organizacional basada en los más elementales principios de la ética, garantizar un enfoque de control interno focalizado principalmente en la identificación y prevención de aquellas potenciales conductas que no se ajusten a las normas internas y a la Ley, asegurar la transparencia y fidelidad en la información de la Compañía de cualquier naturaleza y salvaguardar la buena imagen y reputación de la Compañía y sus marcas, así mismo promover el respeto por las normas de la libre competencia. 


3.2. POLÍTICA DE LA TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD 

El programa de transparencia y ética empresarial se establece bajo la declaración de 6 principios fundamentales, los cuales deben reflejar nuestras acciones a todo nivel y se integran a los principios rectores que inspiran nuestra ética corporativa, incluidos en el Código de buen gobierno. 


- Principio de la legalidad: Todas las personas vinculadas a la Compañía están comprometidas en velar por el cumplimiento no solamente de la letra sino del espíritu de la Constitución y de las leyes colombianas, igualmente de las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por la Compañía. 


- Principio de la honestidad: En la medida en que todos los trabajadores sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales y laborales y las practiquen, se puede afirmar que se está cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, la empresa y el país y la forma de hacerlo es manteniendo una cultura transparente, integra, de escucha, coherente y basada en datos y hechos. 


- Principio de la buena fe: Actuar con buena fe, con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la ley y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de la Compañía por encima del interés particular. 


- Principio de la lealtad: Por lealtad con la Compañía toda persona debe comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Compañía, de sus clientes, accionistas y directivos. Si el empleado prefiere conservar en reserva su identificación para comunicar dicho hecho, puede hacerlo a través del correo:  lineaetica@inacsa.com.co 


- Principio del interés general y corporativo: Todas las acciones siempre deben estar regidas por el interés general y la gestión a todo nivel debe estar carente de cualquier interés económico personal. Las conductas transparentes están exentas de pagos o reconocimientos para obtener o retener negocios o conseguir una ventaja de negocios. 


- Principio de la veracidad: Decimos y aceptamos la verdad por encima de cualquier consideración. La información que expedimos al público en general es veraz. 


De igual manera, la Compañía ha definido los siguientes valores que nos identifican: 


1. Responsabilidad y Disciplina: La disciplina en la compañía es el cumplimiento riguroso de todos los procesos que hemos acordado entre nosotros para operar. 


2. Orientación al cliente: La orientación al cliente en la compañía es clave para el logro de nuestros objetivos, ya que nos movemos en un ambiente de alta competencia. Aquí debemos estar pensando siempre en cómo ser los mejores atendiendo a nuestros clientes, en como exceder sus expectativas y en como sorprenderlo con nuestros productos, con nuestros servicios y con su experiencia de compra. 

3. Honestidad: La honestidad en la compañía no es negociable. La honestidad es igualmente importante tanto en lo moral como en la forma de afrontar los obstáculos para poder resolverlos. La única manera de resolver y pasar los obstáculos es afrontándolos con toda la honestidad, sin ocultar nada y de manera totalmente transparente, “sea cual sea la situación la verdad siempre debe primar”. 


4. Respeto: El Respeto guía todas nuestras acciones. El respeto por las personas, por los procesos, por los acuerdos. En la compañía operamos bajo el lema “duro con el problema y suave con la persona”. El respeto no tiene jerarquía, respaldamos y respetamos el conducto regular y en nuestra comunicación: 


- Hacemos críticas constructivas. 


- Nos basamos en hechos y no en suposiciones. 


- No lastimamos a la persona, nos enfocamos a su conducta. 


5. Pasión y entusiasmo por lo que hacemos: Los productos de la compañía son reconocidos por la más alta calidad. Esto es tanto en la elaboración como en las materias primas que utilizamos. Este reconocimiento está soportado en la Pasión por la calidad en todo lo que hacemos. La búsqueda de la excelencia en todos los procesos hace parte de nuestra forma de trabajar. Somos conscientes que con pasión y responsabilidad dejamos huella y todos crecemos trabajando en equipo. 


Normas Éticas Generales


Mostramos una conducta  leal,respetuosa, diligente y  honesta


Reconocemos la dignidad de las personas y respetamos su libertad y su privacidad 


Estamos obligados moralmente a respetar y proteger en lo pertinente a las personas que tenemos a nuestro cargo. 


Evitamos denunciar infundadamente y de mala fe a una persona inocente. 


Condenamos, prohibimos y denunciamos todo tipo de acoso u hostigamiento dentro y fuera de nuestro lugar de trabajo. 


Garantizamos que los registros del proceso estén actualizados, sean exactos y completos y entregados en el tiempo acordado. 


No falsificamos documentos ni distorsionamos la verdadera naturaleza de una transacción. 


Trabajamos bajo la reglamentación y leyes establecidas por el gobierno. 


Promovemos y facilitamos la detección de prácticas ilegales y/o conductas inapropiadas, a través de la comunicación abierta y de los mecanismos formales implementados conforme a las disposiciones establecidas en el Código de Ética. 


De ninguna manera procedemos a despedir, degradar, suspender, amenazar, acosar, interferir con el derecho de empleo o discriminar en cualquier otra forma a persona alguna por proporcionar información, ayudar a que se proporcione información o colaborar en una investigación donde se presuma el incumplimiento de alguna disposición establecida en el presente código. 


No hacemos comentarios (sea en medios familiares o sociales) sobre actividades que llevamos a cabo dentro de la empresa, que vayan en detrimento de esta o de quienes formamos parte de ella. 


No divulgamos información confidencial relativa a procesos, métodos, estrategias, planes, proyectos, datos técnicos, de mercado o de cualquier otro tipo. 


No utilizamos el nombre o los recursos de las marcas de la compañía para beneficio personal. 


No desarrollamos actividad externa alguna que pueda afectar nuestra capacidad y disponibilidad con las obligaciones que tenemos con la compañía y sus marcas. 


No discriminamos a ninguna persona por motivos de origen, raza, estado civil, edad, opinión política, género, credo, asociación a una tribu o afiliación a un sindicato, clase social o económica, situación familiar, embarazo, lengua, orientación sexual o discapacidad, enfermedad, nacionalidad o estatus migratorio, respetando su opinión/situación.


Las transacciones serán registradas y clasificadas en el periodo contable pertinente y en la cuenta y departamento correspondiente. (consignaciones, legalizaciones, informes, movimiento de inventarios, etc.) 


No retrasamos ni aceleramos el registro de ingresos o gastos para cumplir con las metas presupuestarias


Nos aseguramos de que todos los reportes que se envían tanto interna (procesos) como externamente (autoridades regulatorias) estén completos, sean razonables, precisos, oportunos y comprensibles. 


Protegemos y preservamos los activos tangibles e intangibles de la empresa, así como su uso eficiente para contribuir al logro de los objetivos del negocio y no para beneficio personal 


Normas Éticas Específicas 


1. Relación con Clientes 


✓ Atendemos a clientes ofreciéndoles un trato equitativo y honesto en cada transacción proporcionando nuestros productos que les competen con la mayor calidad y oportunidad a su alcance, apegándonos en todo momento a la regulación oficial y a la normatividad interna de la compañía. 


✓ No hacemos comparaciones falsas o engañosas con productos o servicios equivalentes a los que ofrecen los competidores. 

 

2. Relación con Proveedores 


✓ Consideramos para la cartera de proveedores de nuestras marcas a aquellos que probadamente comparten los valores éticos que sostiene y poseen una sólida reputación de equidad e integridad en sus tratos. 


✓ Quienes negociamos la adquisición de los bienes y servicios que nuestras marcas requieren, ofrecemos y exigimos a los proveedores un trato equitativo y honesto en cada transacción, buscando siempre los mejores intereses de la empresa. 


✓ Aseguramos la participación equitativa de los proveedores y una selección imparcial de los mismos, basada en criterios de calidad, rentabilidad y servicio. 


✓ No divulgamos con un proveedor o con personas ajenas a la empresa, los problemas o debilidades observadas en otro proveedor. 


✓ Consideramos como una conducta ilícita el solicitar o recibir algún regalo o cualquier tipo de incentivo por parte de los proveedores para su selección o generar algún beneficio que no sea de acuerdo con el presente código 

 

3. Publicidad y Mercadeo 


La comunicación a través de publicidad y mercadeo es: 


✓ Legal, decente, honesta, verdadera y conforme a principios de competencia justa y de buena práctica de negocios. 


✓ Preparada con un debido sentido de responsabilidad social y basada en principios de honradez y buena fe. 


✓ Comprobable y exenta de elementos que pudieran inducir a una interpretación errónea de las características de los productos y servicios que ofrece. 


✓ Respetuosa de los valores morales, evitando circunstancias no éticas que vulneren la integridad y dignidad humana, o use símbolos culturalmente ofensivos a un género, raza, religión, clase social o preferencia política. 

De acuerdo con lo anterior, toda persona vinculada a la Compañía por cualquier medio es corresponsable en la adecuada y correcta aplicación del programa de transparencia y ética empresarial y de manera especial cuenta con todo el respaldo de la Alta Dirección para obrar en consonancia con los principios declarados en el presente documento. 


Es por ello por lo que desde la Gerencia General de la Compañía se valora y reconoce el esfuerzo y el compromiso de aquellas personas que obran con rectitud y velan por la integridad de la gestión empresarial. 


La Compañía acogiendo las buenas prácticas adopta la implementación de sistemas, procedimientos, protocolos y mecanismos de control y reporte, a través de la Línea de Transparencia, entre otros, con el fin de asegurar la prevención, identificación y tratamiento de actos y conductas que se consideran ilícitas por carecer de legitimidad y transparencia. 


La Compañía prohíbe cualquier tipo de soborno o acto de corrupción, y exige el cumplimiento de todas las Normas anticorrupción y antisoborno incluyendo la Circular Externa 100-000003 de 2016 de la Superintendencia de Sociedades. 


Es una obligación de todos los colaboradores, contratistas, directivos, accionistas conocer anteponer el cumplimiento de los principios y valores éticos al logro de las metas de la Compañía, políticas y procedimientos, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer cumplir las políticas que integran el Sistema de Gobierno y ética empresarial. 


Los Empleados que tengan la facultad de realizar compras o negociaciones nacionales o internacionales, deben realizar la debida diligencia para conocer adecuadamente a los terceros, y en particular, la vinculación con entidades gubernamentales o servidores públicos antes de cerrar la compra o negociación. Para ello deben aplicar lo establecido en el Sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo y la Política de Compras AB-D01 


3.3. PROGRAMA PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA TRANSPARECIA, INTEGRIDAD Y ÉTICA EMPRESARIAL 


Siendo coherentes con los principios de la transparencia e integridad de la Compañía, se implementa el programa corporativo para el aseguramiento de actos transparentes y legítimos, el cual tiene por objeto, en primer lugar de promover y asegurar dentro de la Compañía la realización de conductas y actos ajustados a la normas legales e internas y las buenas costumbres, segundo la regulación de los mecanismos y procedimientos para la prevención de los actos que van en contravía del presente programa y tercero el establecimiento del debido proceso con el objeto de identificar y establecer responsabilidades de las personas involucradas en actos no transparentes. 


El programa tiene los siguientes elementos: 


- INTEGRAR y COORDINAR el conjunto de acciones necesarias para prevenir y controlar potenciales situaciones de fraude, soborno y corrupción. - GENERAR un entorno de transparencia, integrando los diferentes sistemas desarrollados para la prevención y detección de acciones contrarias a la Ley y las normas internas, manteniendo canales adecuados para favorecer la comunicación de dichos asuntos en la Compañía. 


- IMPULSAR una cultura organizacional basada en el principio de la legalidad y la transparencia y en la aplicación de los principios elementales de ética y comportamiento responsable del equipo humano de INACSA SAS, independientemente de su nivel jerárquico. 


- IDENTIFICAR, DESARROLLAR e IMPLEMENTAR procedimientos adecuados para la prevención, detección y tratamiento de conductas no ajustadas al ordenamiento jurídico en la Compañía, propendiendo por su mejoramiento continuo. La identificación y evaluación de los riesgos se debe realizar siguiendo la metodología y la política de riesgos definida por la Compañía. 


- GARANTIZAR el debido proceso para gestionar, sobre la base del respeto a la dignidad de la persona y sus derechos, la investigación de todo presunto acto fraudulento, de soborno o corrupción, asegurando la confidencialidad en el manejo de la información y la proporcionalidad de las acciones correctivas. Las personas que denuncien de buena fe una violación al Programa de transparencia y ética empresarial están protegidas contra cualquier tipo de represalia. 


- FOMENTAR el deber de lealtad de los trabajadores comunicando responsablemente cualquier sospecha de fraude del que tengan conocimiento. 


3.4. MODALIDADES QUE VAN EN CONTRA DE LA TRANSPARENCIA, INTEGRIDAD Y LA ÉTICA EMPRESARIAL


Para efectos del programa de aseguramiento de la transparencia y la integridad en la compañía ha de entenderse que el soborno y la corrupción en general es la voluntad de actuar deshonestamente a cambio de dinero o beneficios personales ocasionando daños favoreciendo injustamente a pocos que abusan de su poder o de su posición. Esta no solo crea una competencia desleal sino limita el camino a la eficiencia organizacional y la integridad de las personas.

 


Para facilitar la comprensión, se considera que las siguientes modalidades van en contravía del Programa de transparencia y ética empresarial: 


3.4.1. CONFLICTO DE INTERESES 


Se entiende por conflicto de interés, cuando: 


- Existen intereses contrapuestos entre un trabajador y los intereses de la Compañía, que pueden llevar a aquel a adoptar decisiones o a ejecutar actos que van en beneficio propio o de terceros y en detrimento de los intereses de la Compañía. 

 

- Cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle independencia, equidad u objetividad a la actuación de cualquier trabajador de la Compañía, y ello pueda ir en detrimento de los intereses de esta. 

 

3.4.2. SOBORNO 


El soborno se puede describir como el dar o recibir por parte de una persona, algo de valor (usualmente dinero, regalos, préstamos, recompensas, favores, comisiones o entretenimiento), como una inducción o recompensa inapropiada para la obtención de negocios o cualquier otro beneficio. El soborno puede tener lugar en el sector público (por ejemplo, sobornar a un funcionario o servidor público nacional o extranjero) o en el sector privado (por ejemplo, sobornar a un empleado de un cliente o proveedor). Los sobornos y las comisiones ilegales pueden, por lo tanto, incluir, más no estar limitados a: 


- Regalos y entretenimiento, hospitalidad, viajes y gastos de acomodación excesivos o inapropiados. 


- Pagos, ya sea por parte de empleados o socios de negocios, tales como agentes, facilitadores o consultores. 


- Otros “favores” suministrados a funcionarios o servidores públicos, clientes o proveedores, tales como contratar con una compañía de propiedad de un miembro de la familia del funcionario público, del cliente o del proveedor. 


- El uso sin compensación de los servicios, las instalaciones o los bienes de la Compañía 

 

Es posible verse inmerso en una situación de soborno. Ante ésta, el Empleado debe aplicar lo establecido en el Código de Ética: CAPITULO II: Lineamiento de conducta establecidos en nuestro código; “3. Honestidad: La honestidad en la compañía no es negociable. La honestidad es igualmente importante tanto en lo moral como en la forma de afrontar los obstáculos para poder resolverlos. La única manera de resolver y pasar los obstáculos es afrontándolos con toda la honestidad, sin ocultar nada y de manera totalmente transparente, “sea cual sea la situación la verdad siempre debe primar”.

 

3.4.3. CORRUPCIÓN 


Es todo hecho, tentativa u omisión deliberada para obtener un beneficio para sí o para terceros en detrimento de los principios organizacionales, independiente de los efectos financieros sobre las empresas. Son las acciones que se presenten bajo una de dos modalidades: 

 

- Interna: Aceptación de sobornos provenientes de terceros hacia trabajadores de la Compañía, con el fin de que sus decisiones, acciones u omisiones beneficien a ese tercero. 

 

- Corporativa: aceptación de sobornos provenientes de empleados de la Compañía hacia funcionarios gubernamentales o terceros, de manera directa o a través de agentes; con el fin de que las decisiones del tercero, sus acciones u omisiones beneficien a la Compañía, o un empleado de ella. 


3.4.4. FRAUDE 


Se entiende como el acto u omisión intencionada y diseñada para engañar a los demás, llevado a cabo por una o más personas con el fin de apropiarse, aprovecharse o hacerse a un bien ajeno - sea material o intangible - de forma indebida, en perjuicio de otra y generalmente por la falta de conocimiento o malicia del afectado. 


Con fundamento en lo anterior se considera de manera especial que las siguientes conductas van contra la transparencia y la integridad corporativa: 


- Actos intencionales que buscan un beneficio propio o de terceros (material o inmaterial) por encima de los intereses de la Compañía. 


- Alteración de información y documentos de la Compañía para obtener un beneficio particular. 


- Generación de reportes con base en información falsa o inexacta. 


- Uso indebido de información interna o confidencial (Propiedad intelectual, Información privilegiada, etc.). 


- Conductas deliberadas en los procesos de contratación y licitaciones con el fin de obtener dádivas (pagos o regalos a terceros, recibir pagos o regalos de terceros, etc.). 


- Destrucción u ocultamiento de información, registros o de activos. 


- Dar apariencia de legalidad a los recursos generados de actividades ilícitas. 


- Destinar recursos para financiación del terrorismo. 


- Utilización de manera indebida bienes de propiedad de la Compañía que estén bajo su custodia. 


- Fraude informático. 


- Cualquier irregularidad similar o relacionada con los hechos anteriormente descritos. 

 

3.5. INTERACCIÒN CON FUNCIONARIOS O SERVIDORES PÙBLICOS 


3.5.1. GASTOS PARA REGALOS, VIAJES Y ENTRETENIMIENTO DE FUNCIONARIOS O SERVIDORES PÚBLICOS NACIONLAES O EXTRANJEROS 


Los Empleados no deben solicitar, aceptar, ofrecer o suministrar regalos, entretenimiento, hospitalidad, ni viajes, ni patrocinios con el fin de inducir, apoyar o recompensar una conducta irregular, con relación a obtener cualquier negocio que involucren a la Compañía. Los regalos, gastos de entretenimiento u otras cortesías para beneficio de un funcionario o servidor público no son permitidos. En caso de considerarse alguna cortesía no debe ser mayor a US150; dichas cortesías requieren aprobación previa de la Gerencia Financiera, y deben quedar registrados en la contabilidad, cumpliendo estrictamente lo establecido por las políticas y procedimientos de la Compañía. 

 

3.5.2. NEGOCIACIONES CON AGENTES, INTERMEDIARIOS Y PAGOS DE FACILITACIÓN. 


En la Compañía no se deben utilizar intermediarios o terceras personas para que ellos realicen pagos inapropiados. Los pagos de facilitación (Pagos dados a un funcionario o persona de negocios para agilizar un trámite), están prohibidos. Dichos pagos no deben hacerse a funcionarios públicos ni particulares, ni siquiera si son una práctica común en un país determinado. 


3.6. CONTRATOS O ACUERDOS CON TERCERAS PERSONAS 


Todos los contratos o acuerdos suscritos por la Compañía deben contener cláusulas, declaraciones o garantías sobre conductas antisoborno y anticorrupción. El Gerente Financiero y el área Jurídica deben ser los responsables de incluir dichas cláusulas en todos los contratos. 


Además de declarar y garantizar el cumplimiento de este programa y las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables, se debe incluir el derecho a terminar el contrato cuando ocurra una violación a este programa o cualquier ley o regulación anticorrupción aplicables. 


En cualquier caso, el responsable de la negociación debe asegurar que las cláusulas estén incluidas antes de la firma de los contratos o acuerdos, de no observarse deben de solicitarlas a la Gerencia Financiera y el área Jurídica. 


3.7. DONACIONES Y CONTRIBUCIONES POLÍTICAS


Todas las donaciones realizadas por la Compañía deben tener un fin lícito y se deben realizar con la autorización del Gerente General. 

 

3.8. REGISTROS CONTABLES


La Compañía debe llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa todas las transacciones realizadas. Los Empleados de la Compañía no pueden cambiar, omitir o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada. 

La Compañía tiene controles internos para prevenir que se oculten o disimulen sobornos u otros pagos indebidos en transacciones como: comisiones, pagos de honorarios, patrocinios, donaciones, gastos de representación o cualquier otro rubro que sirva para ocultar o encubrir la naturaleza impropia del pago. 

 


3.9. MECANISMOS PARA REPORTAR 


3.9.1. LÍNEA DE TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD (LTI) 


En su enfoque preventivo, la Compañía dispone de un correo de Transparencia a la cual todos los colaboradores sin importar su cargo y demás grupos de interés pueden comunicar dudas o necesidades de asesoría en relación con el cumplimiento del programa de transparencia y ética empresarial, así como también para reportar conductas que se encuentren en cualquiera de las modalidades de soborno o corrupción. La consulta es recibida por detalle, garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta protegiéndola contra cualquier tipo de represalia. lineaetica@inacsa.com.co 


3.9.2.CONCEPTOS CLAVES DE LA LÍNEA DE TRANSPARENCIA 


- El correo de Transparencia es diferente al correo o línea de servicio al cliente. 


- No es una herramienta de quejas y reclamos, sino de reporte por conductas que van contra la Transparencia e Integridad de la Compañía. 


- No es para sugerencias, ni atención de temas laborales, ni personales. 


- Debe ser utilizada con responsabilidad. Los hechos reportados deben ser reales y verificables. 

 

3.10. ROLES Y RESPONSABILIDADES 


- La Alta Dirección de la Compañía es responsable por la administración, prevención y detección del riesgo de fraude, soborno u otras conductas que afecten la transparencia. Esto incluye a todas las personas que tengan la calidad de jefes y supervisores. Además, deben promover a través del ejemplo una cultura de transparencia e integridad en la cual el soborno, la corrupción y cualquier otro acto inapropiado sean considerados inaceptables. 

 

- La Junta Directiva es responsable de designar al Oficial de Ética y suministrar los recursos económicos, humanos y tecnológicos que éste requiera. Definir y aprobar las políticas y mecanismos para la prevención del soborno y de otras prácticas corruptas al interior de la Compañía. Ordenar las acciones pertinentes contra los altos directivos, cuando infrinjan lo previsto en el Programa de transparencia y ética Empresarial y revisar los informes que presente el Oficial de Ética, dejando expresa constancia en la respectiva acta. 

 

- Comité de transparencia e integridad: Es el ente rector del Programa de transparencia y ética empresarial, su responsabilidad es velar por la correcta aplicación del programa y la implementación de los correctivos necesarios para garantizar una gestión acorde con los principios de la política. El Comité de transparencia e integridad está compuesto por el Gerente General, la Gerente de Auditoría y la Líder de Gestión Humana y se reunirán con una periodicidad mínima de seis meses o cuando alguna situación lo requiera. 

 

- La Líder de Gestión Humana es quien asume el rol de Oficial de Ética. Es responsable de la implementación y articulación del programa de transparencia y ética empresarial y la encargada de ejecutar toda la operación logística de investigación y el debido proceso. Coordina y documenta los procesos investigativos. Debe reportar al Comité de transparencia e integridad, al menos cada seis meses, los informes sobre su gestión, los casos recibidos y las estrategias recomendadas para la investigación. Debe evaluar los riesgos de soborno y corrupción, coordinar las capacitaciones de los empleados sobre el material y proponer mejora de procesos. 

 

- Equipo Humano. Todos los trabajadores de la Compañía deben velar por una gestión transparente en sus respectivas áreas y en la Compañía en general. 

 

- Cualquier trabajador que tenga conocimiento sobre cualquiera de las modalidades del numeral 3.4 del presente documento debe reportarlo inmediatamente por los medios establecidos en el Programa de transparencia y ética empresarial, al oficial de ética, al jefe directo o, si no es pertinente a del correo lineaetica@inacsa.com.co Si es por medio del Jefe directo, éste debe reportarlo dentro las 24 horas siguientes a la Auditoría. 


En estos casos, el trabajador goza de las siguientes garantías: 


• Confidencialidad sobre la información y las personas. 


• Presunción de buena fe. Cuando una persona reporta una conducta debe hacerlo con responsabilidad, se presume que lo hace de buena fe y con base en indicios o elementos reales. 

 

3.11. RESPONSABILIDADES LABORALES 


Los asuntos relacionados con aspectos de índole laboral sólo se deben gestionar por intermedio de la Líder de Gestión Humana quien a su criterio debe definir si es un asunto de competencia del Comité de Convivencia. 

 

Los casos que involucren potenciales conflictos de interés deben ser direccionados de acuerdo con las instrucciones emitidas a través la Líder de Gestión Humana y el Código de Ética a través del formulario electrónico disponible. 


3.12. ACCIONES CORRECTIVAS 


En los asuntos relacionados con trabajadores vinculados a la Compañía se debe proceder de acuerdo con las normas legales laborales y el reglamento interno de trabajo de la Compañía. 


Proveedores de bienes y servicios y distribuidores deben cumplir con lo pactadocontractualmente en el acto jurídico que regula las obligaciones y derechos de las partes y a las formas previstas legalmente para terminar el vínculo si fuere necesario. 

 

Autoridades Gubernamentales. Si fuere el caso, con la respectiva denuncia ante los entes de control competentes. 


3.13. DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN 


La divulgación del Programa de transparencia y ética empresarial se debe realizar mediante la publicación en el Sistema de Gestión de Calidad - SGC y la página web de la Compañía, garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés. 

 

Las capacitaciones a los empleados en esta materia se deben realizar por medio de la plataforma e-learning y/o el programa de capacitación, debe estar a cargo de la Gerente de Recursos Humanos. 

 

4. FORMATOS, ARCHIVO Y CONSERVACIÓN 


El procedimiento de archivo y conservación de los documentos que estén relacionados con negocios o transacciones nacionales o internacionales, deben cumplir con el programa de gestión documental y las tablas de retención dispuestas por la Compañía. 


5. REFERENCIAS 

 

- GH-D03 Código de Ética 


- Norma Sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. 


- GH – P04 Contratación personal 


- AB – D01 Política de Compra 


- GH – D04 Política de Derechos Humanos, 


- FTC – D04 Política Crédito y Cartera 


6. ASPECTOS DE SEGUIRIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 


No Aplica